Rechnungsmanagement
Zahlreiche Rechnungen sowohl in elektronischer Form als auch papiergebunden erreichen Tagfür Tag Ihr Unternehmen. Dabei stehen Sie vor der Herausforderung, die unterschiedlichen Formate und die hohe Anzahl an Eingangsrechnungen schnell, sicher, effizient und kostengünstig zu bearbeiten
Der Rechnungseingangsprozess besteht aus der Erfassung, der Prüfung, der Kostenzuordnung und der Freigabe der Belege. Aber auch die anschließende Buchung und die Veranlassung der Zahlung der Rechnungen spielt eine wichtige Rolle. Für einen hohen Automatisierungsgrad des Prozesses kann die Nutzung der Daten aus Ihrem bestehenden Systemen wie dem ERP-System erfolgen.
Mit unserer Lösung des automatisierten Rechnungseingangsprozesses sowie der digitalen Rechnungsarchivierung lässt sich dieser Prozess beschleunigen als auch effizient und jederzeit nachvollziehbar umsetzen. Außerdem können archivierte Rechnungen durch die integrierte Suchfunktion schnell wiedergefunden werden, anstelle langwierig danach zu suchen.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Sichere Einhaltung von Zahlungszielen
Komfortable Rechnungsfreigabeprozesse
Datenschutzrechtliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien erfüllen
Nahtlose Anbindung an ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme
Controlling mit übersichtlichem Rechnungseingangs-Cockpit
Auch wenn jedes Unternehmen Rechnungen erhält, kann die Bearbeitung dieser eingehenden papiergebundenen sowie elektronischen Rechnungen unterschiedlich gelöst sein. Wir passen unsere digitale Rechnungseingangslösung Ihren Abläufen an, unabhängig davon, ob Ihre Eingangsrechnungen direkt an einer zentralen Post- bzw. Scanstelle oder bspw. von der Buchhaltung erfasst werden.
Unsere digitale Rechnungsarchivierung samt digitalem Workflow ermöglicht die automatisierte Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese in Papier- oder digitaler Form, als E-Mail-Anhang oder im ZUGFeRD-Format in Ihrem Unternehmen eintreffen.
Die Ablage digitalisierter Rechnungen in ELO kann auf verschiedene Wege erfolgen und startet die automatisierte Weiterverarbeitung. Die Rechnungen werden zudem automatisch in ELO an von Ihnen im Vorfeld festgelegten Position abgelegt.
Abgestimmt an Ihre Anforderungen können die eingehenden Rechnungen manuell erfasst oder automatisch extrahiert und klassifiziert werden.
Bei der Erfassung der Rechnungsinformationen kann optional auf die Stammdaten aus Ihrem ERP-System zugegriffen werden. Dabei erfolgt ein Abgleich mit Daten aus dem ERP-System, um zu der Rechnung zugehörige Informationen wie z. B. Buchungskreis oder Mandanteninformationen zu ergänzen. Dadurch kann eine hohe Qualität der extrahierten Daten sichergestellt werden, welche für eine reibungslose Belegverarbeitung wichtigen sind.
Jeder Rechnungsbeleg kann automatisch nach § 14 geprüft werden, ob die nach jeweils geltenden, gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vorhanden, vollständig und korrekt sind. Dadurch entsteht eine rechtssichere Archivierung der Rechnungen. Im Anschluss kann die Rechnung automatisiert dem richtigen Sachbearbeiter oder der zuständigen Abteilung zur fachlichen Freigabe weitergeleitet.
Bei der Erstellung Ihres individuellen Rechnungsfreigabeprozesses werden jegliche Szenarien betrachtet. Zum Beispiel kann abhängig vom Rechnungsbetrag die Rechnung an den Bearbeiter mit passender Freigabegrenze weitergeleitet werden. Diese oder ähnliche Anforderungen lassen sich schnell und einfach realisieren.
Unser Rechnungsmanagement bietet die Mehrwerte einer modernen, automatisierten Rechnungseingangslösung für Ihr Unternehmen. Sie beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet. Die Rechnungsfreigabe wird durch konfigurierbare Freigabeformulare deutlich vereinfacht und übersichtlicher.
Bei der Klassifizierung eingehender Rechnungen können zusätzliche Module unterstützen und einen Datenabgleich mit angebundenen ERP-Systemen durchführen. Dies ermöglicht eine durchgängig automatisierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation können Sie mit Hilfe der digitalen Rechnungsarchivierung die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllen.
Erfassung der Eingangsrechnungen
Digitalisierung von papiergebundenen Rechnungen
Extraktion der Daten und Verschlagwortung der Rechnungen
Ablage im ELO
Freigabeprozess durch individuellen Workflow
Buchung im entsprechenden System je nach Anbindung automatisch oder manuell
Dokumente digitalisieren
Panasonic ScannerInformationen bereitstellen
ScanVerifierDigitale Akten archivieren
ELO ECM Suiteprooffice ist Ihr qualifizierter und autorisierter ELO Partner in der Metropolregion Rhein-Neckar und „Trained by DATEV“ für die Umsetzung eines Dokumentenmanagementsystems in Verbindung mit DATEV. Wir zählen zu einem der wenigen von ELO im Umgang der Lösung ELO for DATEV, ausgebildet Partnern im Rhein-Neckar-Kreis und absolvierten zusätzlich eine Ausbildung für die Datenmigration aus dem DATEV DMS classic.
