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Weitere Anforderungen

Digitale Akte

Akten für uneingeschränkten Informationszugriff und schnellere Vorgänge digital verwalten

Benötigte Informationen sind oftmals nicht vorgangsbezogen oder fallspezifisch vorhanden, sondern müssen über diverse Medien hinweg zusammengesucht werden. Die Suche nach Informationen in bspw. E-Mails, Papierarchiven usw. kostet sehr viele Zeit und birgt noch weitere Ungewissheiten oder Stolperfallen. Beispielsweise:

  • Sind die Informationen aktuell, oder gibt es an anderer Stelle aktuellere Daten?
  • Werden die Daten vorschriftsmäßig lange genug aufbewahrt oder auch fristgerecht gelöscht?

Durch den Einsatz von digitalen Akten lassen sich viele Vorteile für das Unternehmen generieren. Daten unterschiedlichster Informationsquellen lassen sich verknüpfen und bieten damit eine ganzheitliche und vorgangsbezogene Sicht auf relevante Informationen.

Typische Anwendungen

  • Personalakte
  • Maschinenkarte
  • Patientenakte
  • QM-Handbuch

Vorteile digitaler Akten

Steigerung der Prozessqualität

Informationen sind immer strukturiert und leicht auffindbar. Beteiligte haben einen einheitlichen Kenntnisstand

Compliance

Informationen werden revisionssicher unter Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen archiviert

Zugriff von überall

Informationen können für einen mobilen Zugriff von Unterwegs aus zur Verfügung gestellt werden

Zur Umsetzung digitaler Akten

Dokumente digitalisieren

Panasonic Scanner

Informationen bereitstellen

ScanVerifier

Digitale Akten archivieren

ELO ECM Suite

Workflow

Funktionen von Workflows in DMS Systemen

  • Überführung von Geschäftsprozessen in die digitale Form (Beispiel: Strukturierte digitale Ablage)
  • Abbildung vorhandener Freigabe- und Deligierungsprozesse innerhalb des DMS
  • Umsetzung neuer bisher nicht elektronisch abbildbaren Geschäftsabläufe (Beispiel: digitaler Rechnungseingang, Urlaubsworkflow, Vertragsmanagementworkflow etc.)

Strukturierte Ablage

Keyfacts zum Workflow digitale strukturierte Ablage

  • Im ersten Schritt wird die vorhandene (Papier) Ordnerstruktur ins Windows Filesystem abgebildet
  • Über Hochleistungs-Scanner können parallel die Inhalte vorhandener (Papier) Dokumente in die Struktur aufgenommen werden
  • Alle abgelegten Dokumente sind dann voll durchsuchbar und stehen den Mitarbeitern direkt zur Verfügung
  • Neue Dokumente (intern/extern) können dann ebenfalls in die neue Struktur intergiert werden
  • Per Suchfunktionen (z.B. Acrobat Reader) verkürzen sich die Suchzeiten

Archivierungskonzepte

Profitieren Sie von unserer mehr als 10-jährgen Erfahrung im Bereich der digitalen Dokumentenarchivierung . Wir setzen diese Systerme im eigenen Unternehmen in vielen Bereichen seit langer Zeit selbst erfolgreich ein und können Ihnen dadurch dieses Wissen professionell und unter „realen“ Bedingungen vermitteln. Von der Beratung über den Vertrieb, bis hin zum Support sind wir für Sie der richtige Partner.

Wir binden unsere Systeme problemlos in alle gängigen Netzwerke ein, dies selbstverständlich unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Prozesse und Workflows. Ihre Warenwirtschaft wird dabei vollständig von uns integriert.