E-Mail-Management
Es gibt grundsätzlich zwei Varianten der Mailarchivierung, eine client- und eine serverbasierte Lösung. Beide Technologien werden von der Lösung Mail&Archive unterstützt.
Die clientbasierte Mailarchivierung erfolgt durch den Mitarbeiter direkt aus Outlook. Dabei besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeit, Mails einem bestimmten Vorgang (einem Auftrag, einem Projekt, einem Kunden, einem Kreditor etc.) zuzuordnen. Dies kann, neben der vorgangsspezifischen Transparenz, für eine Erfüllung der GoBD-Richtlinien hilfreich sein.
Die serverbasierte Mailarchivierung Mail&Archive erfolgt hingegen automatisch per Zugriff auf die gewünschten E-Mail-Postfächer (IMAP oder Exchange). Des Weiteren können bereits vorhandene Applikationen und Dienste, wie Spamfilter, Virenscanner, Dubletten Prüfung und Volltextextraktion, der Archivierung vorgeschaltet werden.
Der genaue Prozess der E-Mail Archivierung wird zuvor abgestimmt. Die Auswahl des optimalen Szenarios hängt hauptsächlich von der Primäranforderung im Unternehmen (Entlastung des Mail Servers, revisionssichere Ablage und/oder ganzheitliche Informationsverfügbarkeit im digitalen Vorgangsordner) ab.
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - ELOxc ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail-Management. Mit ELOxc for Microsoft EWS steht ab sofort eine neue zukunftsweisende Technologie bereit.
Die vollständige Neuentwicklung von ELOxc setzt auf die von Exchange 2010 SP2 oder höher und Exchange Online (Office 365) bereitgestellten Exchange Web Services (EWS) als Schnittstelle. Dadurch entfallen sämtliche Beschränkungen der bisherigen Outlook-MAPI und es muss auch kein Outlook mehr auf dem Server installiert werden.
Die gesamte Konfiguration erfolgt über ein Webinterface, das von der Admin Console aufgerufen werden kann. Durch die Verwendung der EWS in Verbindung mit dem Auto-Discovery-Feature ist ELOxc for Microsoft EWS (im folgenden ELOxc EWS genannt) gleichermaßen für den Einsatz in lokalen, wie auch hybriden, cloudbasierten oder gehosteten Exchange-Umgebungen geeignet.
ELOxc EWS nutzt eine einfache Postfach-bezogene Lizenzierung, separate Serverlizenzen entfallen. In jeder ELOxc EWS Postfachlizenz ist sowohl die Journalarchivierung für dieses Postfach, als auch die Archivierung von Shared Mailboxes (neues Feature von Exchange 2013) und Public Folders (Öffentlichen Ordnern) enthalten.
Der ELOxc Client for Microsoft Outlook bietet dem Anwendern eine integrierte Vorschau von Outlook Dateiformaten (.EML /.MSG/ .VFC). Darüber hinaus ist es dem Anwender möglich selbige Dateiformate manuell abzulegen.
Mittels der Verschlagwortungs- und Volltextsuche ist eine effiziente recherchemöglichkeit gegeben. Diese durchsucht je nach Bedarf ELO und Microsoft Outlook zeitgleich. Hinzukommend ist die Volltextsuche durch zahlreiche Filter anpassbar.
Auch die Suche bezieht sich ausschließlich auf die bereits genannten Dateiformate.